Vastaustietokannan tietosuojaseloste

Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. 

Rekisterin pitäjä 

Fountain Park Oy 

Fredrikinkatu 47, 4. krs 

00100 Helsinki 

Y-tunnus 1632083-4 

(jäljempänä ”me” tai ”FP”) 

Rekisteriasioiden yhteystieto 

Sähköposti: tietosuoja@fountainpark.fi 

Rekisterin nimi 

Vastaustietokanta 

Henkilötietojen käsittelun tarkoitus ja oikeusperuste 

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen ja/tai sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja niihin liittyvien sopimus- ja muiden lupausten, oikeuksien ja velvollisuuksien täyttäminen sekä palveluidemme jatkuva kehittäminen. 

Erilaisten kysymysten kysyminen verkon kautta erilaisilta vastaajaryhmiltä on keskeinen osa liiketoimintaamme. Käsittelemme vastauksia pääsääntöisesti anonyymeina, ja mikäli vastauksia voidaan yhdistää henkilöön, informoimme vastaajia siitä ennen osallistumista.  

Tallennettavat tiedot 

  • Kaikista strategiadialogeihin ja vastaaviin osallistuvista: 
  • IP-osoite jota ei tietoja käsiteltäessä koskaan yhdistetä osoitteesta annettuihin vastauksiin eikä mihinkään kolmansien osapuolten tietoihin. 
  • Tekniset tiedot osallistujan käyttämistä ohjelmistoista, kuten käyttöjärjestelmä, selain ja sen versio 
  • Joskus lähetämme asiakkaan toimittamien sähköpostilistojen pohjalta kutsuja osallistua strategiadialogiin ja vastaaviin. Tällöin rekisterin pitäjänä toimii asiakkaamme, ja Fountain Park on tietojen käsittelijä.  
  • Eri strategiadialogeissa ja vastaavissa saatetaan asiakkaan toimeksiannosta ja yhteiskehittämisen prosessin niin vaatiessa tallentaa myös muita osallistujilta kysyttäviä henkilötietoja kuten: 
  • Sähköpostiosoite 
  • Puhelinnumero 
  • Nimi 

Tietojen lähteet 

IP-osoite tallentuu web-palvelimellemme puhtaasti teknisistä syistä, koska muuten sisällön näyttäminen osallistujalle ei ole mahdollista.  

Strategiadialogiin ja vastaaviin osallistumisen yhteydessä kerättävät tiedot tulevat osallistujilta itseltään, ja niiden antaminen on aina vapaaehtoista. Henkilötietojen antaminen ei siis ole osallistumisen edellytys. 

Asiakkaan kutsujen lähettämistä varten meille toimittamien sähköpostiosoitteiden osoitelähde on asiakkaamme, joka toimii rekisterinpitäjänä. 

Tietojen säilyttäminen ja käsittely 

Vastaussessioihin liittyviä IP-osoitteita säilytetään pysyvästi mutta ei käytetä missään analysoinnissa tai prosessoinnissa. 

Osallistujien itsestään osallistumisen yhteydessä mahdollisesti antamia henkilötietoja sisältäviä vastauksia kysymyksiin säilytetään 6 kk projektin sulkemisen jälkeen. 

Asiakkaan kutsujen lähettämistä varten meille toimittamat sähköpostiosoitteet poistuvat henkilöstömme saatavilta projektin sulkemisen yhteydessä. Tiedot säilyvät lähettämiseen käyttämämme sähköpostipalvelimen lokissa, mutta eivät ole kolmansien osapuolten tai oman henkilöstömme saatavissa. 

Tietojen luovuttaminen edelleen ja siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle 

Emme luovuta henkilötietoja edelleen paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tietoja käsitellään anonymisoituina, eli osallistujan vastauksia ei voida yhdistää mihinkään hänen henkilökohtaisiin tietoihinsa muuta kuin silloin, kun siitä on sovittu asiakkaamme kanssa ja tiedotettu osallistujille etukäteen 

Mikäli asiakkaamme on EU/ETA-alueen ulkopuolella ja osallistujia tulee sekä EU/ETA-alueen sisä- että ulkopuolelta tietoja saatetaan lähettää EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Tästä informoimme vastaajia erikseen mikäli strategiadialogissa kysytään henkilötietoja. 

Vastaajan antamat tiedot tallennetaan Suomessa sijaitseville palvelimille. Ohjelmiston toimivuuden ja vakauden varmistamiseksi tehtävän teknisen tallennuksen tallentamat tiedot saatetaan tallentaa Suomen ulkopuolelle muihin EU-maihin tai EU:n ja USA:n välistä Privacy Shield-sopimusta noudattavien palveluntarjoajien palvelimille.  

Tietojen suojaaminen 

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on tarve käsitellä asiakasprojekteihin liittyviä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. 

Tietoja käsittelevät toimeksiannostamme käsittelijät, jotka noudattavat heidän kanssaan solmimiamme sopimuksia tietojen säilyttämisestä ja käsittelystä. Lähinnä kyse on palveluidemme toteuttamiseen tarvittavia teknisiä ratkaisuja tarjoavista yrityksistä.  

Evästeet 

Emme käytä Strategiadialogin ja vastaavien palveluiden yhteydessä evästeitä. Palvelun teknisen kehittämisen vuoksi osallistumissessioita ja niissä ilmeneviä ohjelmistovirheitä saatetaan seurata ja tallentaa erilaisin työkaluin, mutta osallistujan vastausten sisältö ei ole silloin näkyvissä eikä tallennu seurantatyökaluihin eikä näitä tietoja voida yhdistää eikä yhdistetä osallistujan henkilötietoihin. 

Oikeutesi rekisteröitynä 

Todennäköisesti meillä ei ole sinusta henkilötietoja, mutta joka tapauksessa sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: tietosuoja@fountainpark.fi 

Tarkastusoikeus 

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.  

Vastustamisoikeus 

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi. 

Suoramarkkinointikielto 

Emme käytä osallistujatietoja sen enempää omien kuin muidenkaan palveluiden suoramarkkinointiin. Yksittäisen projektin puitteissa on mahdollista että tiedotamme projektin etenemisestä ja muistutamme esimerkiksi viimeisestä vastauspäivästä. Tällaisista posteista voit kieltäytyä viestiin vastaamalla, mutta kieltäytyminen koskee vain kyseistä projektia koska saatat olla jonkun muun asiakkaamme muulla sähköpostilistalla. 

Poisto-oikeus 

Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. 

Valitusoikeus 

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).  

Tietosuojaselosteen muuttaminen 

Fountain Park Oy varaa oikeuden muuttaa rekisteriselosteen sisältöä ilmoittamatta tästä erikseen rekisteröidylle. Rekisteröidyn vastuulla on tutustua rekisteriselosteen sisältöön säännöllisesti.