Osallistaminen on tärkeä johtamisen työkalu kuntakentällä
Osallistamisella on tärkeä rooli siinä, miten muutos onnistuu kuntakentällä. Muutosjohtaja tietää, että osallistaminen on paitsi lakisääteinen velvollisuus myös tärkeä johtamisen työkalu. Se auttaa johtajaa luotsaamaan muutosta eteenpäin mahdollisimman sujuvasti.
Osallistamisesta puhutaan kuntakentällä usein demokratian ja kuulemisen näkökulmasta. Niiden lisäksi sillä on hyvin käytännöllinen tehtävä. Se auttaa löytämään muutoksen esteet ennen kuin niistä tulee toteutuksen ongelmia.
Missä johdon suunnitelma ja arjen todellisuus eivät kohtaa? Mitkä asiat herättävät epävarmuutta? Missä eri toimijoiden tavoitteet ovat jo valmiiksi yhteisiä?
Kun nämä kysymykset nostetaan esiin ja niihin haetaan vastaukset riittävän aikaisin, johto saa muutoksen tueksi laajemman kokonaiskuvan. Samalla metodilla voidaan tunnistaa paitsi huolenaiheita, myös niitä asioita, joiden varaan muutosta kannattaa rakentaa.
Osallista ajoissa, poista muutoksen esteet
Tärkeä johtamisen työkalu, osallistaminen, kannattaa ottaa käyttöön riittävän ajoissa. Usein muutoksen ongelma ei myöskään ole varsinainen vastustus vaan liian myöhäinen osallistuminen. Jos ensimmäinen aito mahdollisuus vaikuttaa tulee vasta valmiin suunnitelman kommentointivaiheessa, moni olennainen havainto on voinut jäädä hyödyntämättä. Sidosryhmät voivat myös olla epävarmoja, onko tässä todellista mahdollista vaikuttaa vai onko kyseessä enemmän muodollinen kuuleminen.
Ajoissa toteutettu osallistaminen antaa muutosjohtajalle mahdollisuuden testata suunnitelmia käytännön todellisuutta vasten. Mitä aiemmin ihmiset pääsevät mukaan, sitä vähemmän yllätyksiä tulee myöhemmin.
Sama periaate toimii myös organisaation sisäisessä muutoksessa. Esimerkiksi Lahden uuden työllisyysalueen toiminnan käynnistyessä koko henkilöstö otettiin mukaan yhteiseen ideointiin Fountain Parkin Verkkoaivoriihen avulla. Tavoitteena oli saada käytännön työn tekijöiden näkemykset näkyviin ja tukea sitoutumista heti alusta lähtien.
Lahden työllisyyspalvelujohtajan mukaan prosessin jälkeen strategian ja sitä toteuttavien ohjelmien toimeenpanoon oli helpompi siirtyä hyvässä keskusteluyhteydessä henkilöstön kanssa.
Osallistamisen arvo syntyykin parhaimmillaan jo ennen lopullisia päätöksiä. Kun ihmiset pääsevät tuomaan esiin havaintojaan, kokemuksiaan ja ratkaisuideoitaan, johto saa käyttöönsä tietoa, jota on vaikea nähdä pelkästään organisaatiokaavioista, raporteista tai kokouspöydän äärestä. Samalla yhteinen suunta kirkastuu ja ihmisillä on paremmat edellytykset sitoutua toteutukseen.
Silloin osallistaminen ei ole vain kuulemista. Se on tapa saada muutos liikkeelle ja tehdä siitä helpommin johdettavaa.
