Miten ideointi kannattaa tehdä?
Ideointi, jonka tavoitteena on kehittää työyhteisössä jotain asiaa, voidaan tehdä monilla tavoilla. Kohteena voi olla vaikkapa palvelun kehittäminen, henkilöstötyytyväisyys, asiakaskokemus tai uusi strategia. Teemasta riippumatta ideointia tehdessä kannattaa ottaa huomioon muutamia asioita.
Ideointi vaatii tavoitteen
Tärkein vaihe tapahtuu jo ennen varsinaista ideoiden keruuta. Mieti ensin mitä haluat saada aikaan? Miksi pyydät ihmisiä ideoimaan ja osallistumaan aiheesi käsittelyyn? Aseta tavoite, joka on merkityksellinen työyhteisösi kehittymiselle. Ideoinnin tulisi liittyä organisaation tavoitteisiin ja sinun pitää pystyä kertomaan miksi.
Ideointi voi olla ensimmäinen askel kohti kehittämis- tai muutosprosessia, jolla on tavoite. Ideointiin voi myös yhdistää arvioinnin, mikä kehitettävistä asioista olisi tärkein ja kuinka sitä konkreettisesti lähdetään kehittämään.
Ota huomioon, että organisaatiokulttuurin ja henkilöstön motivaation kannalta on tärkeää saada kehittämisasioita maaliin. Jos jatkuvasti käy niin, että asioita lähdetään kehittämään innolla, mutta hanskat tippuvat käsistä alkuinnostuksen laannuttua, eivät työntekijät enää usko muutokseen ja omaan rooliinsa siinä. Jatkossa on yhä vaikeampi saada ihmisiä innostumaan ideoinnista ja muutoksen tarpeesta, jos heillä ei ole onnistumisen kokemuksia yhteisistä kehittämisasioista.
Valitse oikeat keinot
Luovaan ongelmanratkaisuun, ideointiin ja ryhmätyöskentelyyn on olemassa paljon erilaisia menetelmiä. Niihin kannattaa perehtyä etukäteen, ja valita tavoitteeseen nähden tarkoituksenmukaisin keino. Aiheesta löytyy paljon kirjallisuutta ja myös verkosta löytyy paljon neuvoja. Suunnitteluun kannattaa satsata, koska prosessi ei välttämättä tuo toivottua tulosta jos se on löyhästi johdettu.
Kannattaa myös harkita ammattimaisen osallistajan palvelujen hankintaa, jos omasta talosta ei löydy tähän osaamista tai aika on kortilla.
Johda ideointiprosessia: anna aihe, pysy siinä ja ruoki ideointia
Pomo pyytää kokouksessa ideoita palvelun kehittämiseksi, mutta äkkiseltään kenellekään ei tule mitään kummoista mieleen.
Syitä voi olla monia. Joillakin ihmisillä voi olla hurja itsekritiikki: se mitä suustaan päästää pitää olla briljanttia, muuten on parempi olla hiljaa. Voi myös olla, että ajatukset seikkailevat muissa asioissa. Ryhmässä käy myös helposti niin, että keskustelu ajautuu sivuraiteelle, eikä enää muistetakaan mistä piti keskustella.
Tuotteistusguru Jari Parantainen kirjoittaa tyhjän paperin syndroomasta, joka on monille kirjoittajille tuttu vitsaus. Sama vaivaa myös ajoittain työyhteisöjen kehittämispolun alkupäätä.
Parantainen kertoi omasta kokemuksestaan, kun ideoinnin pohjalle antaa jotain materiaalia, sitä on helppo työstää eteenpäin. Jatkokehittää ja parannella. On helppo nähdä toisen kehittelemässä ajatuksessa tai materiaalissa sen heikkoudet ja vahvuudet. Siihen on helppo rakentaa lisää.
Tyhjässä paperissa ei ole vielä mitään aineksia kehitettäväksi ja tästä syystä aloittamisen tuska voi tuntua ylitsepääsemättömältä.
Tunnista ryhmäkeskustelun heikkoudet ja vahvuudet
Työyhteisön ilmapiiri vaikuttaa olennaisesti ideoinnin kulkuun ja lopputulemaan kasvokkaisissa tilanteissa. Jos työyhteisön ilmapiiri on avoin, uskaltaa hajanaisen ajatelmankin päästää ilmoille.
Ryhmädynamiikalla on myös suuri merkitys ideointiin. Ujo, mutta oivaltava ajattelija ei välttämättä saa suutaan auki, jos puheenvuoroja ei jaeta fiksusti, tai sopiva tilanne menee ohi. Äänekkäämpi ajattelija saa helpommin ideansa läpi, ja se saattaa jäädä yleiseksi käsitykseksi. Kenties monet fiksut mietteet jäävät katveeseen.
Anonyymissä ideoinnissa on puolensa, koska silloin ryhmädynamiikka ja henkilösuhteet eivät vaikuta siihen miten ideat käsitellään.
Ota mukaan kaikki tarvittavat kohderyhmät
Varmistu siitä, että ideointiin osallistuvat oikeat kohderyhmät. Esimerkiksi palvelujen kehittämisessä ei voi kysyä vain henkilöstön ideoita, on välttämätöntä ottaa asiakas ja loppukäyttäjä mukaan. Henkilöstö ei välttämättä ehdota sellaista asiaa, joka edellyttäisi radikaaleja muutoksia tai isoa oppimisaskelta, jos nykyisellään on vielä kohtuullisen mukavat oltavat. Näkökulma on erilainen pöydän eri puolilla ja siksi on syytä kysyä kaikilta. Muistathan, että kehitettävän asian pitää olla kohderyhmälle joko suoraan tai välillisesti merkityksellinen.
Ideointi ottaa aikaa
Ideointi, kehitystoimenpiteet ja muutoksen tapahtuminen ottavat aikansa. Kiirehtimällä ei saa hyvää tulosta aikaan. Muutoksessa on kyse myös uuden oppimisesta ja vanhan poisoppimisesta. Varaa tarpeeksi aikaa kaikkiin vaiheisiin ja aseta välitavoitteita.
Aivot ovat kuin lihakset. Kylmiltään ei välttämättä saa kovin kummoista aikaiseksi, mutta lämmiteltynä voi olla aineksia jo kehityskelpoisiin suorituksiin. Huippusuorituksessa on taustalla jo paljon treeniä ja toistoja. Oppia, oivallusta, takapakkia ja onnistumisia.
Muista viestiä
Johtaminen on viestintää ja viestintä on johtamista. Kun viestit prosessista jatkuvasti, missä mennään ja mihin ollaan tähtäämässä, sitoutat myös henkilöstön tavoitteeseen ja muutos on jo käynnissä.
